Comment choisir la bonne location de salles pour votre événement ?

Comment choisir la bonne location de salles pour votre événement ?

Quelles sont les principales questions à se poser ?

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Avant de vous lancer tête la première à la recherche d’une location de salles pour votre événement, pensez à la capacité de salle dont vous avez besoin. Une fois ce critère rempli, il ne reste plus qu’à départager les solutions restantes, en vous posant quelques questions essentielles sur chacune d’entre elles.

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Quels sont ses atouts ?

Quel que soit l’événement, parmi les qualités recherchées dans une location de salles, figure la situation géographique. Le lieu est-il facile d’accès, en voiture ou en transport en commun ? Quelles solutions de parking propose-t-il à proximité ?
Ensuite, en fonction du type d’événement organisé – lancement de produit, gala, séminaire, etc. -, les atouts recherchés ne seront pas forcément les mêmes:

L’hébergement : le loueur a-t-il des hôtels partenaires, pour bénéficier d’un bon rapport qualité /prix ? Quel type d’hôtel s’agit-il ?
La restauration : le secteur accueille-t-il des solutions pour les repas ? Si oui, lesquelles (brasserie, japonais, restaurant gastronomique, fastfood…) ?

Quels sont les services proposés ?

Avant de déterminer la location de salles idéale pour votre événement, faites-vous détailler les prestations proposées par chaque établissement. Certaines pourraient orienter vos choix :
L’accès à Internet : la salle dispose-t-elle d’un accès Wifi ? Son Internet est-il d’une qualité suffisante pour permettre une utilisation en streaming ?
Le matériel à disposition : le loueur propose-t-il un vidéoprojecteur avec écran ? Des chaises confortables et en nombre suffisant ? Combien de micros peuvent vous être mis à disposition? Etc.

À ce stade, vous pouvez également lister les petits plus qui peuvent également faire la différence, comme une salle avec l’air conditionné, un service traiteur disponible pour une collation ou un buffet…

À noter qu’un complexe disposant de plusieurs salles de location peut être un avantage – tant au niveau des conseils prodigués, que d’une éventuelle souplesse quant à l’espace à réserver. En effet, ce type d’installations peut répondre à une affluence record – et non prévu – à un rendez-vous particulier et autoriser le déplacement de l’événement d’une salle à une autre, à la capacité plus adaptée (dans la mesure de sa disponibilité, naturellement).

Quelles sont ses références ?

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Après être parvenu à réduire la liste des prétendants à la location de salles pour votre événement, il ne vous reste plus qu’à consulter les références de chacun. De nos jours, la plupart des loueurs disposent d’un site Internet, sur lequel ils exposeront leur expérience. Mieux, certains y déposeront également des témoignages clients.
À leur lecture, vous pourrez constater de leur capacité réelle à vous accompagner dans l’élaboration de votre rendez-vous : a-t-il déjà organisé un événement de cette nature ? a-t-il déjà géré un rendez-vous de cette envergure ? Sait-il s’occuper aussi bien des petites que des grandes entreprises, tout en s’adaptant à leurs exigences et budgets ?

En conclusion, le choix de votre lieu pour la location d’une salle pour votre événement dépend de la capacité d’accueil offerte, de la situation géographique du lieu, des prestations associées par le loueur et enfin, de l’expérience de ce dernier pour mener le type de rendez-vous envisagé avec succès.

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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