Quels critères retenir pour choisir la salle de son séminaire ?

Quels critères retenir pour choisir
la salle de son séminaire ?

Comment opter pour la bonne location de salles

pour votre événement d’entreprise ?

organiser un séminaire

L’organisation d’un séminaire d’entreprise répond à des objectifs bien précis : la location de salles pour cet événement doit donc être en adéquation avec ceux-ci. Elle doit également satisfaire d’autres exigences, telles que l’originalité ou encore l’accessibilité.

Une salle en adéquation avec vos besoins et objectifs

La recherche de votre location de salles pour événement d’entreprise, type séminaire, débute par la prise en compte des réponses à plusieurs questions clés :

Le nombre de participants (incluant la fourchette de variation possible)
La date retenue
Le type de séminaire organisé (formation, motivation, réunion interne, intervenants extérieurs, etc.)
Le profil des participants (dirigeants, cadres, commerciaux, etc.) et la gestion d’éventuels handicaps.
Le degré de confidentialité du séminaire, nécessitant une isolation acoustique et des salles à manger privées.
Le budget (transport, hébergement, repas, location de salles pour événement, animation…)

Une salle atypique, mais géographiquement proche

Pour marquer les esprits, il est possible de rechercher un lieu atypique, dans la mesure où il reste géographiquement proche de l’entreprise : en effet, la proximité renforce la présence à l’événement, tout en diminuant parfois certains coûts liés au transport / transferts.

Dès lors, il est possible d’envisager une location de salles pour cet événement dans :
Un hôtel : une solution adaptée, quel que soit le nombre de participants, avec des salles correctement équipées et des services hôteliers appréciables (room service, hébergement, catering…)
Un centre d’affaires ou Palais des congrès : spécifiquement dédiés à l’organisation de réunions, ils disposent de tout le nécessaire sur place et aux alentours.
Un endroit insolite : au vert ou en plein centre-ville, il s’agit, ici, de s’assurer de l’accessibilité et la présence de parking à proximité.
Un lieu exceptionnel : dans un musée, un cinéma, un lieu éphémère ou un appartement privé, il convient alors de s’assurer de bien avoir toutes les autorisations (ainsi que les assurances) pour organiser le séminaire avant de louer.

Une location de salles pour un événement original, mais efficace


Avant de réserver votre location de salles pour cet événement, veillez à trouver un espace qui conjugue originalité et efficacité. En effet, au-delà du caractère particulier du lieu (qui doit rester accessible et proche géographiquement de l’entreprise), il doit pouvoir dispenser les services nécessaires au bon déroulement du séminaire :
L’équipement technique : wifi et bande passante, vidéoprojection, capacité de la salle de réunion, micro, etc.
La restauration : quelle formule propose le lieu (déjeuners, collations, dîner, petits-déjeuners) et à défaut, quelle solution y a-t-il à proximité ?
Si besoin, l’hébergement : quelles sont les possibilités sur place ou à proximité ?

Au-delà de la qualité des contenus échangés, la bonne tenue d’un séminaire d’entreprise dépend essentiellement du lieu retenu pour l’organiser. Dès lors, la location de salles pour cet événement doit être mûrement réfléchie. En cas de doutes, n’hésitez pas à en confier les rênes à des professionnels !

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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