Organisation d’événement : les 10 erreurs à ne pas commettre !

La plupart du temps, l’organisation d’événement en entreprise échoue à une personne qui doit conjuguer son travail habituel et la réalisation de ce rendez-vous. Or, son statut de non-professionnel de l’événementiel n’en diminue pas moins les attentes des dirigeants. Voici déjà 10 erreurs à ne surtout pas commettre.

1- Ne pas choisir de thématique explicite

Qu’il s’agisse d’une soirée ou d’un séminaire, l’événement doit être organisé autour d’une thématique claire : la participation sera d’autant plus forte, que les invités nourrissent le sentiment qu’ils vont, soit apprendre de nouvelles choses, soit vivre une expérience totalement inédite.

2- Ne pas établir de rétroplanning

Si la réservation d’une salle conditionne bien souvent la date de l’événement, il existe d’autres tâches qui influencent directement le succès ou l’échec du rendez-vous ! Par exemple, le choix d’un bon traiteur suppose de prendre le temps de le rechercher, de le tester et de le sélectionner. Tout en sachant que les meilleurs du secteur sont souvent très sollicités : leur agenda peut ne pas s’adapter au vôtre.

3- Ne pas sélectionner les dates les plus appropriées

Aux évidences largement partagées, comme le fait d’organiser un événement en plein air au mois de décembre, s’ajoutent d’autres critères à considérer, tels que l’exclusion des périodes de vacances scolaires, des grandes manifestations sportives ou encore, des jours fériés pour tenir un rendez-vous professionnel.

4- Ne pas définir la durée adéquate de l’événement

Tout au long de l’événement, l’emploi du temps des participants doit être bien rempli. Si, traditionnellement, un séminaire dure 2 à 3 jours, il peut être réduit à une journée, afin d’éviter l’ennui des participants, si la durée est trop longue.

5- Ne pas confirmer le nombre de participants

Si la démarche de vérifier le nombre de participants paraît plus évidente auprès d’un public extérieur, elle l’est tout autant auprès des employés de l’entreprise, même s’ils disent traditionnellement « oui » à chaque initiative de ce genre. Un écart entre les attentes et la réalité peut avoir un impact sur le rendez-vous, sans compter les dépenses inutiles.

6- Ne pas choisir un lieu suffisamment accessible

En optant pour l’insolite et l’inédit, vous marquerez les esprits ! Encore faut-il que le lieu choisi reste accessible et facile à trouver. Renseignez son adresse sur un GPS et visitez-le physiquement, avant de prendre la décision de le retenir !

7- Ne pas communiquer correctement sur cet événement

Là encore, même si l’événement est organisé en « interne », il est absolument nécessaire de bien penser à sa promotion (site Internet, panneaux d’affichage, réseaux sociaux…) et, surtout, à la transmission des informations pratiques. L’idéal étant de favoriser les retours, à travers des demandes de suggestions ou des questions.

8- Ne pas déléguer certaines tâches essentielles à des professionnels

Quelle que soit la nature de l’événement, une erreur est de vouloir le conduire seul(e) : confiez certaines tâches à des collaborateurs internes, ainsi qu’à des prestataires extérieurs. Au-delà du fait que vous ne pouvez pas être partout à la fois, il est toujours utile de faire appel à d’autres personnes, pour s’assurer que tout a bien été prévu.

9- Ne pas retenir des prestations qualitatives pour des raisons budgétaires

L’organisation d’un événement « discount » est contre-productif : il doit être source d’enrichissement pour les participants ! Concrètement, face à un budget limité, il faut préférer un intervenant exceptionnel à deux conférenciers moyens, un lieu d’exception proche des locaux à un voyage à l’étranger, un séminaire sur 2 jours plutôt que 3, etc.

10- Ne pas prévoir de plan B

Si le bon déroulement de l’événement est conditionné par des inconnus, assurez-vous d’avoir un plan B, à chaque fois ! Par exemple, un événement en extérieur doit pouvoir se déplacer facilement dans un endroit abrité, en cas de pluie.

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