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Comment optimiser son temps pour l’organisation de son événement ?

Comment concilier le temps de travail et l’organisation ?

Quelle que soit la raison de l’événement (lancement de produits, assemblée générale, date anniversaire, conférences…), son organisation vient, bien souvent, s’ajouter au travail quotidien des personnes chargées de sa réalisation. Dès lors, il convient d’apprendre rapidement à optimiser son temps, en utilisant les bons outils, voire une plateforme de gestion pour conduire le projet de A à Z.

Adoptez les bons outils pour la gestion de certaines tâches !

La gestion du calendrier

Élément déterminant au bon déroulement de l’organisation de tout événement, le calendrier est le premier paramètre à considérer. Après avoir déterminé la date (ce qui n’est jamais chose aisée !), il s’agit de réaliser un rétro-planning pour se donner le temps de réaliser toutes les tâches, garantes d’un rendez-vous réussi. Pour une réunion, optez pour l’outil Doodle : simple à utiliser, il permet de solliciter les invités, pour trouver une date qui rassemblera le maximum de personnes (sondage). Et pour un événement de plus grande envergure, pensez à l’outil collaboratif Tom’Planner, pour le lister toutes les deadlines !

La gestion des invitations

Le nombre d’invités est une donnée sur laquelle il faut pouvoir se reposer, car elle va influencer d’autres décisions (traiteur, salle…). Le site ou l’application EventBrite assure la promotion, le suivi et la billetterie de votre événement. Mais vous pouvez également choisir Dooliz, pour suivre les réponses et opérer les relances suggérées. Sans compter qu’avec son espace privé, vous pouvez échanger des informations pratiques, voire des photos.

La gestion des fonds

Pour soutenir l’organisation de l’événement, vous pouvez faire appel à une plateforme de crowdfunding comme GoFundMe, reposant sur la générosité des donateurs. Avec l’outil Bankeez, il s’agit davantage d’un pot commun, offrant ainsi la possibilité de rassembler les fonds avant l’événement.

La gestion collaborative du projet

Enfin, pour assurer la bonne communication de l’équipe organisatrice, adoptez des solutions de gestion collaborative : Planzone (messagerie, diagramme de Gantt, calendriers partagés…) ou encore Propulse (définition des tâches avec leur état d’avancement, les priorités et l’affectation à des collaborateurs)

Optez pour une plateforme de gestion d’événement globale !

Naturellement, vous pouvez également opter pour un outil de gestion d’événement globale — des plateformes susceptibles de satisfaire des besoins très variés, allant de l’organisation logistique au questionnaire de satisfaction, en passant par la relation client :

  • Agora Event : une optimisation du temps avéré, dans la mesure où le logiciel gère les inscriptions, le transport, l’hébergement, les prestations, tout en délivrant des statistiques intéressantes aux organisateurs.
  • Festisoft : le logiciel assure un suivi de l’organisation de A à Z, avec la gestion des intervenants, des invités, des plannings, mais aussi la gestion des lieux et du matériel à prévoir. Cet outil offre également un système de billetterie.
  • Haloha : Au-delà de son aide à l’organisation (agenda personnalisé, liste des intervenants, messagerie interne), cette application intervient aussi pendant et après la manifestation (plans interactifs, interactions pour les visiteurs…)

Consultez notre e-book pour sélectionner l’outil le plus adapté à l’organisation de votre événement et garantir son succès !

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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