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Organiser un event : quelles questions se poser ?

Se poser les bonnes questions en amont permet d’accélérer les choses, de mieux voir où on se dirige et de tirer parti au maximum de votre manifestation.

Organisation Événements

Un événement sensationnel

Un évènement sensationnel permet véritablement de promouvoir votre entreprise ou organisation. Vous donnez à vos clients, collaborateurs ou relations le sentiment d’être réellement appréciés.

Vous générez ainsi un goodwill, que vous visiez ou non des objectifs commerciaux (acquisition et fidélisation de clients, présentations de produits ou services, incentives, etc.) ou ayez plutôt l’intention d’entretenir des relations privilégiées (team building, réseaux, etc.). La réussite de votre événement reposera dès lors sur une préparation solide. C’est pourquoi nous allons répertorier toutes les phases importantes et passer en revue les principales choses à faire et ne pas faire.

Voici notre check-list pour vous aider à faire le tour de la question :

L’événement :

  • Pourquoi cet événement : motiver vos employés, présenter un nouveau produit, fidéliser vos clients, en trouver de nouveaux, donner une image de leader dans votre marché ?
  • Quel type d’événement : une projection de film, une réunion de travail, un séminaire, du team building ?
  • Quelle durée : 2 heures, une journée, une semaine ?
  • Quand : à l’automne, courant décembre, le 23 juin ? La date retenue est-elle modifiable ?

Les invités :

  • Combien d’invités pensez-vous avoir ? Il faut savoir qu’en général, et dépendant de l’événement organisé, 80 % des gens -s’ils résident dans le pays- se déplaceront.
  • Qui sont-ils ? Vos collaborateurs, vos clients, vos prospects ? Juste eux, ou leurs conjoints aussi ? Les enfants sont-ils invités ?

Les animations :

  • Souhaitez-vous prévoir des animations ?
  • Pour quelle durée et pour qui ? Pour occuper les enfants pendant que les parents travaillent, entre les réunions, après le repas ?
  • Quel(s) type(s) d’animation : un groupe musical, un spectacle de comédie, un maquilleur, un clown, un magicien, un jeu pour les groupes ?

L’accueil des invités :

  • Vous chargez-vous des invitations ?
  • Avez-vous besoin d’une hôtesse ? Pour accueillir vos invités uniquement ? Ou également pour les accompagner en salle ?
  • Quid du vestiaire : chacun garde ses affaires ?

Le catering :

  • Offrez-vous à vos invités de quoi se restaurer ? Quel type de formule souhaitez-vous proposer ?
  • Prévoyez-vous une pause café ?

Si vous n’avez pas encore toutes les réponses à ces questions, sachez que nous pouvons vous aider à y voir plus clair et y répondre étape par étape. Nous pouvons aussi vous diriger vers des professionnels avec lesquels nous avons l’habitude de travailler. Contactez-nous dès maintenant pour finaliser votre projet événementiel.

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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