Comment estimer la superficie de la salle de location pour votre événement ?

Partir en quête d’une bonne location de salles pour votre événement d’entreprise sous-entend de répondre à deux questions clés : Quel est le type de rendez-vous organisé ? Combien de participants sont attendus ? Les réponses orienteront définitivement les recherches ! Et surtout, n’oubliez pas que la surface est une donnée essentielle pour faire le bon choix….

Quel est l’impact de la superficie sur l’événement ?

Au-delà des considérations techniques et géographiques, la salle recherchée doit disposer de la superficie adéquate, sans quoi le succès du rendez-vous pourra être remis en cause !

Un espace trop restreint est susceptible d’oppresser les invités : à l’étroit, contraints dans leur mouvement, ils ne pourront pas conserver une bonne image de cette opération. Et cela, quelle que soit la qualité des interventions et de l’organisation générale.

Mais la solution n’est pas d’opter pour une location de salles aux dimensions trop généreuses. En effet, lorsque les espaces ne sont pas suffisamment remplis, les invités peuvent traduire cela par un échec du rendez-vous : les organisateurs avaient visiblement prévu davantage de participants ! Sans compter que les interactions ne sont pas favorisées dans un tel contexte.

Autrement dit, toute la difficulté est, ici, de trouver une salle offrant la capacité adéquate autorisant une promiscuité à la fois propice aux échanges, tout en étant agréable.

Quelle location de salles pour quel événement ?

Afin d’orienter correctement votre recherche de location de salles pour votre événement d’entreprise, voici quelques astuces à connaître :

– Dans une configuration debout, on compte de 0,5 à 1 m² par participant. Par exemple, un espace de 150 m² peut donc théoriquement accueillir entre 75 et 150 personnes.
– Dans une configuration assise, on compte de 1,5 à 2 m² par participant. Par exemple, une salle de 200 m² ne pourra pas accueillir plus de 100 personnes. À noter que dans le cadre d’un repas, il convient de prévoir aussi la bonne circulation des serveurs.

Attention, il s’agit ici de données purement indicatives, elles doivent être confrontées aux éventuelles particularités de la salle convoitée.

Pourquoi ne pas hésiter à solliciter les professionnels ? 

Enfin, les responsables de lieux d’événement professionnels peuvent également vous conseiller en vous indiquant quelques-uns de leurs repères pour déterminer la superficie adéquate pour votre événement. Par exemple, un cocktail de 50 personnes doit intégrer un buffet de 4 mètres de long, afin de répartir correctement la distribution et éviter les sensations d’attente et de queue.

N’hésitez pas à leur poser des questions – notamment sur le type de rendez-vous organisé dans leurs murs, afin de déterminer rapidement si une location de salles pour votre événement chez eux conviendrait. Cela vous permettra également de mieux cerner leur expérience et leur savoir-faire.
Une fois conforté(e) dans votre décision, il ne vous restera plus qu’à prendre rendez-vous pour venir visiter physiquement le lieu : ce n’est qu’après cette étape que vous pourrez prendre votre décision finale.