Organiser un événement en interne, attention aux réglementations !

Organiser un événement en interne, attention aux réglementations !

Quelles sont les responsabilités à assumer sans agence événementielle ?

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Sans agence événementielle, veillez aux réglementations pour organiser votre événement !

S’il est tout à fait possible d’organiser un événement (séminaire, anniversaire, voyage ou soirée de gala), sans le concours d’une agence événementielle, il faut savoir se substituer à leurs compétences. Autrement dit, au-delà de la construction du rendez-vous, il faut aussi maîtriser les impératifs réglementaires associés…

La responsabilité civile professionnelle

Organiser un événement d’entreprise suppose de souscrire à une assurance responsabilité professionnelle pour couvrir légalement la société vis-à-vis d’un tiers. En effet, à cette occasion, il peut y avoir des dommages matériels et/ou corporels, mais également des dégradations, un incendie, un vol de vêtements au vestiaire, une intoxication alimentaire, etc. Dès lors, il convient de se protéger face à ces risques, en souscrivant une assurance adaptée à la nature de l’événement envisagé.

Le cadre réglementaire du lieu retenu

Quand vous choisissez d’organiser un événement d’entreprise en dehors des locaux de la société, il convient de s’informer sur les contraintes techniques associées à chaque type d’établissement recevant du public (ERP). En effet, un terrain en plein air, un chapiteau ou encore une salle de conférence ou de spectacle n’impliquent pas systématiquement les mêmes restrictions – notamment au niveau de leur capacité d’accueil.

À noter qu’il existe aussi des règles à suivre, quant à l’aménagement intérieur d’une salle : des couloirs de passage d’au moins 1,20 m, la présence d’au moins 2 sorties, etc.

La gestion de la sécurité au niveau du bâtiment

En matière de sécurité, vous devez prendre plusieurs précautions :

  • Surveiller les installations électriques pour prévenir les risques d’électrisation, d’électrocution et d’incendie. À noter que si votre événement implique la mise en place d’un branchement spécifique, il doit faire l’objet d’une attention toute particulière.
  • Vérifier la présence d’extincteurs – notamment si des animations autour du feu sont prévues.
  • Contrôler et libérer les sorties de secours.

S’assurer de la présence des dispositifs permettant l’accessibilité des personnes à mobilité réduite.

La gestion de la sécurité du public

En fonction du nombre d’invités, certaines équipes de sécurité deviennent obligatoires (les secours ou les vigiles pour la gestion contrôlée de l’accès). Sans agence événementielle, il faut aussi prévoir une équipe d’organisation pour piloter l’événement le jour J et s’assurer du respect de ces règles de sécurité.

Les autres permissions et autorisations à obtenir

Organiser un événement suppose de distinguer ce qui est formellement interdit de ce qui est soumis à autorisation. Par exemple, l’installation d’un débit de boisson supplémentaire est possible dans un baraquement provisoire (tente ou plein air), mais cela suppose d’avoir une autorisation, l’utilisation de haut-parleurs à l’extérieur est, quant à elle, totalement défendue, etc.

À noter que les règles en matière d’hygiène, que ce soit au niveau des locaux et du matériel que de la préparation des aliments, doivent être évidemment connues et respectées.

Au-delà de ses compétences d’organisatrice, une agence événementielle maîtrise toutes ces réglementations, car elles conditionnent directement son métier. Autrement dit, avec leur appui, vous vous épargnez la gestion même de l’événement, mais aussi tous ces à-côtés qui n’en demeurent pas moins essentiels !

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Vous souhaitez organiser un événement ? Voici quelques points clès à aborder avant sa mise en place.

Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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