La check-list pour organiser votre projection privée

La check-list pour organiser votre projection privée

Les étapes clés de votre événement d’entreprise

Organiser une projection privée

Organiser une projection privée suivie d’un cocktail avec Kinepolis

Vous désirez organiser un événement d’entreprise à destination de vos clients, afin de « réactiver » le lien que vous avez peut-être perdu ces dernières semaines :  vous avez imaginé une soirée informelle autour d’une projection privée et d’un petit cocktail. Au-delà de tous les détails à orchestrer en suivant cette check-list, peut-être serait-il intéressant de se faire accompagner par un partenaire doté d’une solide expérience en la matière, comme Kinepolis ?

Étape 1 : envoyer les invitations

Si l’envoi des invitations à l’événement d’entreprise apparaît comme une évidence, il est toujours bon de le rappeler pour en maîtriser les paramètres. Ici, il s’agit de définir un planning en prévoyant un temps de réponse suffisant, ainsi qu’une relance éventuelle. L’objectif principal étant d’obtenir un maximum de retours, avant la date de la projection privée, afin d’avoir une idée plus précise du nombre de participants.

Étape 2 : trouver un lieu pour la projection privée

Il s’agit aussi de sélectionner un lieu adapté pour ce rendez-vous – aussi bien pour assurer la projection privée et le cocktail, que pour recevoir tous les participants prévus. Kinepolis dispose de trois cinémas susceptibles de satisfaire des exigences variées en termes de capacités. Par ailleurs, toutes ses structures comptent un espace de réception pour l’organisation de votre cocktail. Mais, dans la mesure où elles sont extrêmement prisées pour toutes ces qualités, il est impératif de vite réserver les lieux pour en profiter à la date désirée.

Étape 3 : réserver un traiteur

Au-delà de la projection privée, votre événement d’entreprise peut prévoir un cocktail pour ses participants. Un moment d’échanges informels pour ajouter à la convivialité de la soirée. Mais pour éviter toutes fausses notes, il s’agit de sélectionner minutieusement le traiteur : reflet de l’image de la société, il doit surprendre, sans décevoir ! Là encore, Kinepolis peut vous suggérer le professionnel avec lequel il travaille. Avec son expérience, il peut vous concocter un cocktail dînatoire totalement personnalisé, inspiré de vos valeurs et/ou de la projection privée.

Étape 4 : relever les points de sécurité

En votre qualité d’organisateur de soirée, vous êtes responsable de la sécurité de tous les participants : vous devez veiller au bon nombre et fonctionnement des extincteurs, à la présence ou non d’une équipe de secouristes, ou, à défaut, d’avoir un numéro de médecin en cas d’urgence. En tant qu’établissement recevant du public, Kinepolis connaît les obligations légales en la matière et dispose des équipements adéquats : l’équipe peut aisément s’assurer que vous respectez les exigences requises.

Étape 5 : penser au contenu de l’événement d’entreprise

Enfin, au-delà des aspects périphériques de l’événement d’entreprise, il convient de bien penser au contenu de ce rendez-vous : la sélection du film pour la projection privée, les différents amuse-bouches du cocktail dînatoire, les éventuelles animations et activités pendant la pause gourmande, etc. Sur ce sujet, l’équipe Kinepolis peut vous apporter son soutien, voire vous conseiller des prestataires pour détendre et amuser vos convives. Naturellement, elle peut aussi vous orienter dans le choix du film le plus adapté au public ciblé.

Constamment sollicités pour l’organisation de ce type de rendez-vous, nous pouvons vous faire bénéficier de notre expérience et de notre savoir-faire – tant en amont de l’événement d’entreprise qu’au jour J. On se dit à bientôt ?

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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