Guide complet pour l’organisation d’un séminaire professionnel

Vous souhaitez organiser un séminaire professionnel ? Kinepolis Business, qui propose la location de salles et/ou espaces réceptifs, vous guide.

Définissez  vos objectifs

Pour l’organisation d’un séminaire professionnel, vous devez définir vos objectifs.

Quel est le but de votre événement ? Promouvoir un nouveau service ou un nouveau produit, renforcer les liens entre collaborateurs, développer les compétences des employés de votre entreprise… La définition claire et précise de vos objectifs est une étape essentielle.

Il existe plusieurs sortes de séminaires : d’entreprise, de motivation, de direction… Quel que soit le type de séminaire professionnel que vous souhaitez mettre en place, faites confiance à Kinepolis Business pour proposer un événement mémorable.

Calculez votre budget

Petit budget, moyen, gros ou illimité ? L’organisation d’un séminaire professionnel inclut le calcul de votre budget. Pour ce faire, prenez en compte différents éléments :

• vos objectifs ;
• votre cible ;
• le type de séminaire ;
• les prestataires ;
• les intervenants…

Notez bien les dépenses envisagées et voyez si vos souhaits sont en adéquation avec le budget que vous pouvez consacrer à votre événement professionnel.

Choisissez la date et le lieu

Pour fixer la date de votre événement, prenez en compte les disponibilités des participants. Pensez également à celles du ou des intervenants (s’il y en a).

Certaines périodes sont à éviter, on pense notamment à l’été quand de nombreuses personnes posent des jours de congés bien mérités.

Pensez aussi à choisir un lieu adapté au séminaire professionnel que vous souhaitez mettre en place.

Les salles de cinéma Kinepolis Business sont parfaites pour vos différents événements ! Spacieuses, modernes et confortables, elles sont entre autres dotées d’un écran géant, parfait pour capter l’attention des participants. De plus, elles sont idéalement situées (transports et hôtels à proximité) et vous permettent de proposer différentes activités (jeux participatifs, par exemple).

Faites un rétroplanning

Faites un rétroplanning détaillé de votre séminaire professionnel avec les horaires, les durées des interventions et autres informations utiles.

N’oubliez pas de prendre en compte les pauses qui permettent de discuter, de faire du réseautage ou encore de reprendre des forces avec un café et/ou quelques biscuits.

Enfin, anticipez les imprévus en vous laissant une marge d’erreur et en prévoyant des solutions de secours.

Envoyez vos invitations

Tout est prêt ? Il ne vous reste plus qu’à envoyer vos invitations. Par courrier traditionnel ou encore par e-mail, c’est à vous de voir quelle option vous convient le mieux.

Vos invitations doivent inclure toutes les informations essentielles : date, lieu, horaires, planning de l’événement… Vous pouvez aussi demander à vos invités de confirmer leur présence via un formulaire en ligne.

Ne les envoyez ni trop tôt, ni trop tard et pensez à promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux notamment.

N’oubliez pas…

Quelques jours avant votre séminaire, assurez-vous que tout sera prêt et opérationnel le jour J.

Contactez les intervenants et prestataires pour confirmer leur présence et autres détails. Vérifiez, si besoin, les réservations des chambres d’hôtel. Les détails logistiques sont à gérer le plus tôt possible pour éviter les coups de stress de dernière minute.

Le jour J, accueillez vos convives, montrez-vous disponible, vérifiez que tout se passe bien.

Après l’événement, remerciez les participantes et participants. Un e-mail avec quelques photographies de l’événement, un post sur les réseaux sociaux, un petit cadeau souvenir… Communiquer après l’événement est important.

Dans le cadre de l’organisation d’un séminaire professionnel, demandez aussi des retours des participants pour savoir ce qu’ils en ont pensé.

Salles Kinepolis Business : du plus petit événement au plus grands…

Les salles de cinéma Kinepolis Business sont adaptées à tous vos événements et disposent d’espaces réceptifs où vos convives peuvent se restaurer entre deux tables rondes, par exemple.

De plus, Kinepolis Business compte dans son réseau de prestataires divers professionnels répondant à tous vos besoins dont des traiteurs réputés. Vous avez l’habitude de faire appel à tel professionnel ? Aucun problème ! Il vous est tout à fait possible de l’embaucher pour votre séminaire. C’est avec grand plaisir que nous mettrons nos espaces réceptifs à son service pour votre événement.

Notez également que nous travaillons avec des agences qui proposent des intervenants, n’hésitez donc pas à aborder le sujet avec nos équipes.

Enfin, si vous souhaitez visiter nos salles et espaces réceptifs, contactez-nous. Vous pouvez aussi utiliser la « visite virtuelle » proposée sur notre site Internet.

Pour l’organisation d’un séminaire professionnel, faites confiance à Kinepolis Business et appréciez la flexibilité de notre offre. Nos salles de cinéma et nos espaces réceptifs sont parfaits pour tous les événements, du plus modeste au plus étonnant.