Comment se faire comprendre par une agence événementielle ?

Il existe des événements clés qui ponctuent forcément la vie de toute entreprise : qu’il s’agisse de l’organisation de team building, d’un anniversaire ou d’une opération de lancement, ces rendez-vous ne peuvent pas connaître un échec. Dès lors, il est vivement recommandé de s’en remettre à des professionnels de l’événementiel… Attention, cette gestion déléguée ne minimise, en aucun cas, le travail du responsable au sein de l’entreprise cliente…

Les enjeux de la relation entreprise – agence

D’un côté, l’agence événementielle dispose du savoir-faire requis pour organiser un rendez-vous dans ses moindres détails : du message à promouvoir au bon déroulé de l’événement le jour J, en passant par la sollicitation de différents prestataires clés (restauration, service, animateurs, etc.)

De l’autre côté, seul un haut responsable de l’entreprise peut dispenser les valeurs de la société, définir les objectifs à atteindre en fonction du public ciblé, et budgétiser l’ensemble de l’action.

Dans la relation agence événementielle-entreprise, l’une des premières difficultés est donc de parvenir à instaurer cet équilibre dans l’échange. Un échange dans lequel chaque protagoniste doit apporter son savoir-faire et son éclairage, sans que l’un ou l’autre ne prenne un ascendant quelconque.

Mais pour asseoir cette relation sur de bonnes bases, il convient déjà d’adopter un langage compréhensible par tous…

Le vocabulaire de l’événementiel à retenir

Comme tous les autres métiers, l’événementiel a développé son propre jargon, l’une des particularités étant sa faculté à franciser ou simplement reprendre certains termes anglais qui deviennent alors complètement obscurs pour un néophyte :

• Brief. Document regroupant les informations essentielles de l’entreprise pour permettre à l’agence de développer un projet d’événement cohérent.
• Catering. À l’image de sa signification anglaise, ce terme renvoie à la restauration, au ravitaillement.
• Conducteur. Tableau Excel qui précise les différentes étapes de l’événement, leur timing et la personne en charge de les assurer.
• Incentive. Signifiant « motivation » en anglais, il s’agit d’un type d’événement visant à motiver les participants à réaliser un objectif précis pour avoir une récompense.
• Pax. Ce terme désigne les participants à l’événement.
• Reco. Cette recommandation présente le projet proposé par l’agence : il précise, le contexte, le parti-pris, le déroulé, le budget…
• Retro-planning. Il s’agit du calendrier qui fixe les échéances de chaque étape de la construction du projet jusqu’à sa réalisation.
• Road-book. Document qui reprend le déroulé complet du rendez-vous, mentionnant les tâches de tous les organisateurs et intervenants avec leurs informations clés (horaire, plan, contact…)
• Rooming. Document qui renvoie à la répartition des chambres prévue entre les différents invités.
• Rought. Dessin destiné à présenter le projet, ses emplacements techniques comme son ambiance générale. Autrement dit, un document pour concrétiser les idées de l’agence.
• Runner. Assimilée au concierge attitré de l’événement, c’est la personne à contacter en cas de petits problèmes, destinés à être résolu rapidement.
• Topper. La personne distribuant les « tops » aux techniciens et régisseurs (changement de lumière, lancement de jingle…)
• VHR (Véhicule Hôtel Restauration). Ce terme regroupe l’ensemble des frais du staff directement lié à l’événement (techniciens, animateurs…)