Comment se faire comprendre par une agence événementielle ?

Comment se faire comprendre par une agence événementielle ?

Décryptage du jargon de l’événementiel !

agence evenementielle

Il existe des événements clés qui ponctuent forcément la vie de toute entreprise : qu’il s’agisse de l’organisation de team building, d’un anniversaire ou d’une opération de lancement, ces rendez-vous ne peuvent pas connaître un échec. Dès lors, il est vivement recommandé de s’en remettre à des professionnels de l’événementiel… Attention, cette gestion déléguée ne minimise, en aucun cas, le travail du responsable au sein de l’entreprise cliente…

Les enjeux de la relation entreprise – agence

D’un côté, l’agence événementielle dispose du savoir-faire requis pour organiser un rendez-vous dans ses moindres détails : du message à promouvoir au bon déroulé de l’événement le jour J, en passant par la sollicitation de différents prestataires clés (restauration, service, animateurs, etc.)

De l’autre côté, seul un haut responsable de l’entreprise peut dispenser les valeurs de la société, définir les objectifs à atteindre en fonction du public ciblé, et budgétiser l’ensemble de l’action.

Dans la relation agence événementielle-entreprise, l’une des premières difficultés est donc de parvenir à instaurer cet équilibre dans l’échange. Un échange dans lequel chaque protagoniste doit apporter son savoir-faire et son éclairage, sans que l’un ou l’autre ne prenne un ascendant quelconque.

Mais pour asseoir cette relation sur de bonnes bases, il convient déjà d’adopter un langage compréhensible par tous…

Le vocabulaire de l’événementiel à retenir

Comme tous les autres métiers, l’événementiel a développé son propre jargon, l’une des particularités étant sa faculté à franciser ou simplement reprendre certains termes anglais qui deviennent alors complètement obscurs pour un néophyte :

  • Brief. Document regroupant les informations essentielles de l’entreprise pour permettre à l’agence de développer un projet d’événement cohérent.
  • Catering. À l’image de sa signification anglaise, ce terme renvoie à la restauration, au ravitaillement.
  • Conducteur. Tableau Excel qui précise les différentes étapes de l’événement, leur timing et la personne en charge de les assurer.
  • Incentive. Signifiant « motivation » en anglais, il s’agit d’un type d’événement visant à motiver les participants à réaliser un objectif précis pour avoir une récompense.
  • Pax. Ce terme désigne les participants à l’événement.
  • Reco. Cette recommandation présente le projet proposé par l’agence : il précise, le contexte, le parti-pris, le déroulé, le budget…
  • Retro-planning. Il s’agit du calendrier qui fixe les échéances de chaque étape de la construction du projet jusqu’à sa réalisation.
  • Road-book. Document qui reprend le déroulé complet du rendez-vous, mentionnant les tâches de tous les organisateurs et intervenants avec leurs informations clés (horaire, plan, contact…)
  • Rooming. Document qui renvoie à la répartition des chambres prévue entre les différents invités.
  • Rought. Dessin destiné à présenter le projet, ses emplacements techniques comme son ambiance générale. Autrement dit, un document pour concrétiser les idées de l’agence.
  • Runner. Assimilée au concierge attitré de l’événement, c’est la personne à contacter en cas de petits problèmes, destinés à être résolu rapidement.
  • Topper. La personne distribuant les « tops » aux techniciens et régisseurs (changement de lumière, lancement de jingle…)
  • VHR (Véhicule Hôtel Restauration). Ce terme regroupe l’ensemble des frais du staff directement lié à l’événement (techniciens, animateurs…)
calendrier 2019

RECEVEZ NOTRE CALENDRIER KINEPOLIS BUSINESS 2019

Fan de cinéma et acteur de l’événementiel ? Demandez  à recevoir gratuitement notre calendrier Kinepolis Business 2019. Nous vous l’enverrons par la poste.

Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

Découvrez nos articles récents

Nos solutions

Salles de conférence

Projections privées

Billetterie Cadeaux

Publicité Sponsoring



Restez informé(e)s

Bienvenue à Kinepolis Business !

Nos cinémas seront fermés jusqu'au 15 décembre 2020. Notre équipe B2B expérimentée reste à votre disposition pendant la fermeture pour préparer votre événement en toute sécurité !

Cliquez ici pour découvrir toutes les mesures mises en place