Quelles sont les rubriques du brief de l’événement ?

• Le type d’événement

S’agit-il d’une conférence, d’une inauguration, d’un anniversaire, d’un séminaire, d’un lancement de produit ? Au-delà de cette précision, le cahier des charges doit également mentionner la durée prévue, le thème et le contexte dans lequel il est organisé.

• L’entreprise cliente

Dans ce paragraphe, il s’agit de présenter brièvement la société (ses missions, ses concurrents, ses valeurs, son organisation, son fonctionnement). Avec ces données, l’agence événementielle pourra respecter sa culture d’entreprise.

• Les objectifs de l’événement

Essentiel, ce point détermine clairement les raisons pour lesquelles l’événement est organisé : récompenser un service performant, présenter de nouveaux produits, inaugurer un nouvel espace, resserrer les liens, etc.

• La cible du rendez-vous

Pour garantir son succès, le rendez-vous doit être construit pour un public bien défini. Professionnels ou grand public, interne à la société ou non, les équipes ou les clients, etc. Idéalement, il faudra préciser sur le brief, l’âge moyen, la répartition homme/femme (voire le cas échéant couple et enfants) et le nombre total de participants.

• Le budget

Quel que soit le budget prévu, serré ou plutôt conséquent, il faut le mentionner dans le cahier des charges, afin que l’agence événementielle établisse une proposition adaptée.

• Les autres détails à communiquer

Savamment choisie, la date de l’événement est un élément essentiel à faire figurer dans le brief – à défaut, il doit mentionner les dates envisagées si le choix n’est pas encore arrêté. Les souhaits quant au lieu doivent également y être présentés : plage ou montagne, Luxembourg ou à l’étranger, etc. Si le rendez-vous se déroule sur plusieurs jours, ne pas hésiter à indiquer le type d’hébergement à privilégier. À l’heure de sa rédaction, si le programme du rendez-vous est déjà défini, ne pas hésiter à le joindre au cahier des charges.

Comment collaborer avec l’agence événementielle ?

Après avoir soumis ce document bien détaillé, il est vivement recommandé d’échanger de vive voix sur le projet avec l’agence événementielle, afin de bien éclaircir chaque point. Il peut être pertinent, le cas échéant, de présenter les précédentes éditions de l’événement, ainsi que leur accueil auprès des participants…

Ensuite, il faut prévoir un peu de temps pour que les professionnels reviennent avec une proposition susceptible de montrer leur valeur ajoutée et leur expérience. À noter qu’il est préconisé de soumettre le brief à plusieurs agences, pour obtenir plusieurs devis et scénarios, et pouvoir les comparer.

Pour ce type de prestations, une agence expérimentée parvient souvent à tirer son épingle du jeu dès l’entretien téléphonique, en posant les bonnes questions et en exposant ses idées à chaud après sa première lecture du cahier des charges.

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