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Les erreurs à éviter dans la location de salle de séminaire

Mettez votre événement professionnel sur de bons rails !

Dans l’organisation d’un événement professionnel, la location de salle est aussi importante que le contenu du séminaire. Voici les erreurs classiques à éviter pour impulser une bonne dynamique au rendez-vous !

Une location de salle en rupture avec l’image de l’entreprise

Quel que soit le public du séminaire (salariés, partenaires, fournisseurs…), cet événement professionnel doit refléter l’image de l’entreprise. Cet enjeu sous-jacent influence directement le message transmis aux participants. Par exemple, un lieu trop luxueux pour des salariés sous la menace de plans sociaux n’est pas forcément la bonne option : ils pourront prendre cette dépense superflue comme un affront. La location de salle doit respirer les valeurs de l’entreprise pour assurer la cohérence et l’adhésion du public.

Un séminaire, organisé avec des prestations moyennes

Tout événement professionnel est soumis à des contraintes budgétaires : il vaut mieux envisager une location de salle plus proche (économie de transports) pour assurer des prestations de qualité, plutôt qu’un lieu de séminaire éloigné, ne permettant que des services au rabais, voire inexistants. Dans ce cas de figure, les participants ne retiendront que les failles – ce qui ternira l’ensemble, et cela, même si le contenu des interventions est pertinent.

À noter que la modulation du budget peut également s’opérer sur la durée du rendez-vous : en le concentrant sur une journée, les dépenses de restauration et d’hébergement sont moindres, au bénéfice d’une meilleure qualité d’ensemble.

Aujourd’hui, une location de salle ne peut faire l’économie, ni d’une bonne connexion Internet, ni d’un aménagement optimisé en source d’énergie.

Un événement professionnel difficile d’accès

Critère essentiel à toute location de salle, le lieu du séminaire doit être facile d’accès, situé dans des quartiers bien desservis par les transports en commun, avec des solutions de stationnement à proximité. À défaut, la présence des participants peut se limiter aux plus motivés d’entre eux !

Dans le même esprit, la salle retenue doit impérativement offrir une accessibilité facile pour les personnes handicapées, sans quoi elles peuvent être privées de cet événement professionnel.

Un rendez-vous non adapté aux exigences sanitaires

Enfin, compte-tenu du contexte sanitaire lié à la covid-19, la salle du séminaire doit pouvoir justifier de la mise en place de toutes les mesures nécessaires pour protéger ses visiteurs : désinfection régulière des lieux, aération ou ventilation adéquate, présence de gel hydroalcoolique aux endroits stratégiques, distanciation sociale possible… Mieux, l’événement professionnel doit pouvoir communiquer ces points aux participants, afin de les rassurer pleinement.

Kinepolis propose un service de location de salle parfaitement adapté pour l’organisation d’événements professionnels, tels qu’un séminaire : il répond à toutes ces exigences et permet ainsi d’éviter toutes ces erreurs.

Innovantes et modernes, nos installations, au cœur de Luxembourg, s’adaptent aisément aux gestes-barrières. Quant à la qualité de nos prestations, elle est reconnue par nos clients, comme en témoignent les avis présents sur notre site Internet. Peut-être pourrions-nous parler de votre projet ensemble ?

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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