3 conseils d’experts pour la maîtrise budgétaire de votre événement

À l’aube de l’organisation d’un événement d’entreprise, il est essentiel de maîtriser tous les aspects de son budget. Concrètement, il convient de définir et chiffrer l’ensemble des prestations, d’évaluer les aspects qui peuvent l’influencer, dans un sens comme dans l’autre et enfin, de déterminer le retour sur investissement attendu.

Conseil n° 1 : Définir et budgétiser les prestations

Quelle que soit la nature de votre événement d’entreprise, il existe des postes incontournables qu’il faut impérativement chiffrer et faire figurer dans le budget provisoire.

Le lieu

Reflet de l’image de l’entreprise et de l’objectif du rendez-vous, le lieu est un élément crucial dans toute organisation d’événement. Insolite, atypique, à la campagne, à la mer, à la montagne, en ville, il doit être minutieusement choisi et représente, la plupart du temps, un poste de dépenses important dans votre budget.

La restauration

Autre élément incontournable de tout événement : la restauration. Même dans le cadre d’une conférence, il est d’usage de prévoir une petite pause gourmande, afin d’inciter les participants à échanger autour de l’intervention. Ici, le poids de cette prestation sur le budget dépend de la nature du projet : le dîner de gala n’occasionnera pas les mêmes frais qu’une collation, à la fin de la projection d’un film.

Les activités/animations

Tout événement accueille, en son sein, une dimension exceptionnelle : cette dernière pouvant se traduire par la venue d’un conférencier de renom ou la tenue d’une activité aussi innovante qu’atypique. L’idée étant de rendre ce moment partagé inoubliable pour les participants. Là encore, le poids de ce poste de dépenses dépend du choix retenu.

Les autres postes de dépenses éventuels

Au-delà de ces trois impondérables viennent se greffer différentes prestations, qu’il ne faut pas oublier de faire figurer au budget provisoire. Par exemple, l’envoi des invitations, la sollicitation d’un photographe ou vidéographe, pour couvrir l’événement, etc.

Conseil n° 2 : Évaluer les critères qui pèsent lourd sur le budget

Afin d’établir un budget provisoire en adéquation avec les objectifs fixés pour l’événement, il est essentiel de connaître les différents critères qui influencent la facture finale :

La durée

Assez logiquement, plus la durée du rendez-vous est importante, plus le coût de l’événement est élevé, puisqu’il intègre des dépenses supplémentaires, comme les frais d’hébergement et de restauration.

Les activités

La conduite des différentes activités peut peser dans la balance budgétaire – que ce soit par leur nombre, leur nature ou la sollicitation d’un personnel supplémentaire à rémunérer.

La période choisie

La tenue de l’événement en haute ou en basse saison influence également le budget, puisque cette donnée impacte la grille tarifaire des différents prestataires de l’événementiel (location de salle, activités, traiteur, etc.)

Conseil n° 3 : Déterminer le retour sur investissement espéré

Quelle est la raison d’être de votre événement, justifiant le coût et les efforts investis ? Pour rappel, tous les projets n’ont pas pour but de générer du profit. Pour autant, ils doivent servir d’autres fins. Aussi, au-delà de toute considération uniquement budgétaire, il convient de se demander quels sont les effets attendus ?

Un retour sur investissement qui peut se traduire de bien des manières. Par exemple, avec l’acquisition de nouvelles compétences (séminaire, conférence), il est possible d’obtenir une meilleure productivité ; avec une action de formation autour d’un nouveau produit, il est possible d’augmenter le taux de vente des commerciaux ; avec la tenue d’une conférence publique, le renforcement de la réputation de l’entreprise ; avec un team building, la motivation et la cohésion du personnel, etc.

Comme toutes les étapes de l’organisation d’un événement, l’établissement d’un budget provisoire est essentiel.

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