Comment estimer le budget provisoire de votre projet événementiel ?

Avant même d’entamer l’organisation d’un événement d’entreprise, il est impératif d’établir un budget provisoire, car ce dernier assoit la faisabilité du projet. Est-il en adéquation avec les objectifs préalablement fixés ? Quels sont les sources de revenus identifiées et les postes de dépenses à prévoir ?

Quel est l’objectif financier à atteindre ?

D’un point de vue purement comptable, un résultat budgétaire peut être, soit excédentaire, soit déficitaire, soit à l’équilibre. Or, un projet événementiel d’entreprise n’a pas forcément le but de dégager du profit !

Par exemple, si une réunion des actionnaires est habituellement organisée à perte, une collecte de fonds doit impérativement générer du profit, immédiatement reversé à l’association ou l’organisme soutenu.

En premier lieu, il s’agit donc d’établir l’objectif financier de ce futur rendez-vous, avant de compiler – au sein du budget provisoire – toutes les sources de revenus et de lister toutes les dépenses envisagées pour son organisation.

Quels sont les revenus identifiés de votre projet événementiel ?

En fonction de la nature du projet événementiel porté, il peut y avoir différentes rentrées d’argent, émanant de différentes sources, comme :

• Les frais d’entrée– à savoir le montant demandé aux participants pour assister à l’événement ;
• Les frais d’inscription à des activités supplémentaires – une somme demandée aux participants, pour profiter d’une animation facultative (une soirée de gala, par exemple) ;
• Une subvention/financement délivré par un organisme public ou privé (association, gouvernement, entreprise…) ;
• Le prix d’une publicité, demandé à un partenaire/fournisseur, pour assurer sa visibilité dans le programme du projet événementiel ;
• La vente de produits dérivés aux participants (tasses, affiches, DVD, etc.) ;
• La collecte de fonds auprès des participants, pour une tombola par exemple.

Quelles sont les dépenses figurant au budget provisoire ?

Après avoir identifié les différents revenus de votre projet événementiel, il s’agit de lister les différentes dépenses, que l’on peut regrouper en deux catégories : les dépenses directes et indirectes.

Qu’est-ce que les dépenses directes ?

Pour établir la liste des dépenses directes, il suffit de détailler les différents aspects directement liés au projet événementiel et de les chiffrer : la location du lieu, la signalétique, la décoration, la restauration, les activités, la location des moyens techniques à mettre en œuvre, les cadeaux, la main d’œuvre supplémentaire, le photographe, etc.

À noter qu’il faut distinguer les dépenses directes fixes, qui n’ont pas d’incidence avec le nombre de participants (cachet des artistes sollicités, location de la salle…), avec les dépenses directes variables, qui fluctuent en fonction du nombre de participants (les activités, la restauration).

Qu’est-ce que les dépenses indirectes ?

La colonne des dépenses du budget provisoire doit également tenir compte des dépenses indirectes : comme son nom l’indique, il s’agit de tous les frais associés indirectement au projet événementiel.

Concrètement, cela regroupe les frais d’envoi des invitations, la publicité faite autour du rendez-vous, les frais de personnels, d’hébergement ou encore de déplacement.

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