Le succès d’un événement repose sur un bon briefing !

L’organisation d’un événement – quelle que soit sa nature – sous-entend un investissement humain et financier, pour un résultat qui influencera durablement l’image de la société. Face à cet enjeu de taille, nombreux sont ceux qui « paniquent » et se dispersent : or, le succès d’un événement est essentiellement conditionné par votre capacité à vous structurer et à faire régner l’ordre dans votre approche. Et cela, dès les premières minutes de son organisation, à travers la réalisation d’un bon briefing, qui doit impérativement répondre aux questions essentielles 5 W (Why, Who, What When, Where) :

Why ou quels sont les objectifs ?

Dans la mesure où l’organisation d’un événement n’est pas anodine, il faut pouvoir immédiatement identifier son but : est-il mené pour séduire de nouveaux prospects, fidéliser les clients actuels ? Marque-t-il le lancement d’un nouveau service, d’une nouvelle offre, le lancement d’une nouvelle stratégie ? Sert-il à récompenser les employés, recruter de nouveaux collaborateurs ? Remplace-t-il un meeting plus conventionnel, afin d’informer, favoriser les échanges et l’esprit d’équipe ?

Who ou quelle est la cible ?

L’identification des objectifs de l’événement amène tout naturellement à l’identification de la cible. Les différents publics visés sont traditionnellement les prospects (susciter la curiosité, répondre à des besoins, pour mener à des nouveaux contrats), les clients (mobiliser la base de données, listant les anciens comme les nouveaux clients, pour un éventuel renouvellement de contrats), les partenaires (inviter les acteurs pertinents, la presse et les leaders d’opinion, pour travailler l’image) et les employés (impliquer et souder l’équipe, pour développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise).

What ou quel est le type d’événements envisagé ?

À ce stade, interrogez-vous sur la manière de toucher plus facilement cet objectif et cette cible : est-ce à travers un petit-déjeuner, un séminaire, une conférence, un salon, un atelier, ou encore, une soirée, un événement VIP, une exposition ?

Par exemple, lorsqu’un événement est destiné à fédérer/motiver les salariés, il est recommandé d’organiser une journée de team building dans un lieu de détente, loin de leur quotidien professionnel. Pour récompenser les meilleurs clients, privilégiez une soirée VIP…

When ou quand souhaitez-vous l’organiser ?

Le choix de la date est également un moment clé, à bien étudier en fonction de la cible. Mais d’une manière générale, il est préférable d’éviter les vacances scolaires et les périodes pendant lesquelles l’activité est très importante dans votre secteur. Traditionnellement, à titre indicatif, les événements d’entreprise s’organisent les mardis et jeudis.

Where ou à quel endroit ?

Du lieu choisi se construit le message que vous souhaitez diffuser et le ton que vous voulez lui donner ! Ainsi, un espace haut de gamme ne véhiculera pas le même ressenti qu’un local écologique, tout comme l’organisation d’un événement dans un lieu totalement original, n’éveillera pas les mêmes sentiments qu’un rendez-vous dans les locaux de l’entreprise. Il n’y a pas de recettes magiques à privilégier, tout est affaire de cohérence avec la problématique abordée, pour que la destination retenue ait du sens.

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