De la logistique à l’execution : comment planifier un événement sans stress ?

Tout ce qui concerne la logistique d’un événement professionnel peut « faire peur », surtout quand on n’a pas l’habitude d’organiser conférences et autres séminaires.

Pas de panique ! Nous vous proposons nos conseils pour une organisation sans stress et un événement qui marquera les esprits.

C’est parti !

1. Pensez objectifs, lieu et autres éléments clés

Vous souhaitez organiser un événement professionnel ? Définissez vos objectifs :

• développer votre réseau ;
• faire connaître votre entreprise ;
• présenter un nouveau produit/service…

Élaborez un cahier des charges et un plan d’action pour davantage d’efficacité.

Pensez aussi au budget, au type d’événement que vous souhaitez mettre en place, à la date à laquelle il sera organisé et au lieu qui l’accueillera.

→ Une suggestion : les salles Kinepolis Business :

♿ Accessibles aux personnes à mobilité réduite (PMR) (sauf exception)

💺 Fauteuils confortables

🍿 Écrans géants haute définition

🍹 Espaces réceptifs

🅿️ Parkings à proximité

🔊Technologie audiovisuelle de pointe

🎭 Beaux espaces scéniques + hauteur sous plafond pouvant atteindre les neuf mètres.

2. Choisissez des prestataires de confiance

La logistique d’un événement professionnel inclut également le choix des prestataires. Leur mission ? Gérer certaines tâches à votre place et vous aider à proposer un événement mémorable.

► Organisation, restauration…

Pour que votre événement soit un succès, il est primordial de choisir des prestataires de qualité, professionnels et fiables.

Voici des exemples de prestataires clés pour un événement d’entreprise :

• traiteurs ;
• animateurs ;
• conférenciers ;
• entreprises de transport ;
• chef(s) de projet…

💡 Déléguer, c’est gagner en sérénité mais aussi en efficacité. Il ne faut donc pas hésiter à faire appel à divers prestataires même pour des tâches qui vous semblent accessibles.

► Gestion des flux

Pour votre événement professionnel, nous vous souhaitons une forte participation !

Mais cela veut dire qu’il faudra gérer l’affluence de manière efficace et sécurisée.

Des hôtes et hôtesses pour accueillir les invités et les aider à trouver les stands et autres seront synonymes de meilleure gestion des flux. De même, leur présence sera très utile aux points de forte affluence aux points stratégiques comme l’entrée ou encore la sortie

Badges, QR Codes, points de check-in… Il existe de nombreuses astuces pour améliorer la gestion des flux lors d’un événement professionnel

👉 Bonne gestion de l’affluence lors de votre événement = expérience utilisateur positive.

► Kinepolis Business : des solutions sur-mesure

Chez Kinepolis Business, nous avons conscience que la logistique d’un événement professionnel peut être chronophage et source de stress.

Pour vous aider, nous avons développé un service tout-en-un qui inclut :

• des solutions sur-mesure;
• la fourniture du matériel;
• un support technique dédié;
• la personnalisation de votre événement: écrans LED extérieur, totems digitaux, wallscreens…

3. Envoyez vos invitations

La logistique d’un événement professionnel inclut aussi l’envoi des invitations pour l’événement en question.

→ Tout d’abord, dressez une liste d’invités. Pour savoir qui convier, pensez à vos objectifs ou encore au format de votre événement. L’idée est d’envoyer des invitations pertinentes. Pensez aussi à réserver des places pour les invités de dernière minute. On ne sait jamais !

→ Créez vos invitations au  format dématérialisé ou papier selon vos préférences. N’oubliez pas d’inclure toutes les informations essentielles et de préciser que vous attendez une réponse à l’invitation, qu’elle soit positive ou négative.

→ Envoyez les invitations quelques semaines avant l’événement, sans trop anticiper, afin d’éviter qu’elles ne soient « oubliées ».

→ Prenez bien note des réponses reçues afin de connaître le nombre de participants à votre événement.

💡Une fois l’événement terminé, n’oubliez pas de remercier toutes les personnes présentes. Que ce soit par une carte, une photo souvenir ou un e-mail, optez pour le format qui vous semble le plus approprié.

3. Étape bonus : mesurez le succès de votre événement

Le Jour J, soyez accueillant et présent pour vos convives. N’hésitez pas aussi à vérifier régulièrement auprès des prestataires que tout se passe bien.

Quelques jours voire quelques semaines après votre événement, demandez à vos invités ce qu’ils en ont pensé. Cela vous aidera pour la logistique d’un événement professionnel futur.

Comment mesurer le succès de votre événement ?

• Utilisez des KPI ou indicateurs de performance clés comme le nombre de participants, par exemple.
• Envoyez un questionnaire de satisfaction : grâce aux réponses de vos invités, vous saurez ce qu’ils ont apprécié et ce que vous pourriez améliorer.

Et prenez des notes pour vos prochains événements.

📞 Gérer la logistique d’un événement professionnel est notre métier et nos salles et espaces réceptifs sont adaptés à tous les types d’événements. Contactez-nous pour organiser votre futur séminaire ou encore votre prochain lancement de produit.