Organisation d’un événement : un planning pour mieux anticiper chaque étape

4 étapes pour créer votre rétroplanning
et réussir votre événement

Un planning d’actions : pourquoi et comment le faire ?

retroplanning kinepolis business luxembourg

Vous avez prévu d’organiser un événement professionnel et vous ne savez pas comment vous lancer. Afin d’anticiper toutes les problématiques qui pourraient vous retarder et dans l’optique de tout planifier pour atteindre chacun de vos objectifs, il faut établir un rétroplanning efficace.

Les 3 principaux atouts du rétroplanning

Le rétroplanning est un outil conçu pour clarifier toutes les actions à mener en amont de votre événement. Des derniers préparatifs à quelques heures du coup d’envoi aux premières réservations — parfois plusieurs mois à l’avance, rien ne doit être laissé au hasard. Avec lui, vous :

  • Maîtrisez totalement votre temps,
  • Identifiez les moyens financiers et logistiques à mettre en place pour chaque objectif,
  • Listez chaque tâche à réaliserpour n’en omettre aucune !

Traditionnellement, cela prend la forme d’un tableau Excel avec la dimension « temps » inscrite sur les colonnes et la dimension « tâches » détaillée sur les lignes.

Étape 1 : Faire l’organigramme des tâches

Quelle que soit la nature de l’événement à organiser, la première chose à faire est de lister de manière exhaustive toutes les tâches inhérentes à la réalisation du projet. À ce stade, il ne faut pas hésiter à découper les actions en sous-actions.


Par exemple, la recherche d’une salle de conférence est une tâche qui peut se décomposer en plusieurs sous-tâches, telles que lister les salles du secteur visé, demander des renseignements aux gérants (capacité d’accueil, disponibilité aux dates prévues, etc.), visiter les lieux, réserver le lieu retenu…

Étape 2 : Organiser les différentes tâches

Une fois cette étape de décomposition arborescente réalisée, il convient d’organiser les différentes tâches identifiées selon leur ordre de réalisation. Veillez à respecter une certaine logique : certaines actions ne peuvent pas être menées avant d’autres.

Par exemple, il est inutile de rechercher une salle sans connaître le nombre approximatif de personnes attendues à l’événement.

Étape 3 : Placer les tâches dans un calendrier

 


Après avoir hiérarchisé logiquement les différentes tâches, il convient de fixer les dates auxquelles ces actions doivent être réalisées. À ce stade, il est impératif de prévoir une petite marge de sécurité, pour pallier les imprévus et avancer avec davantage de sérénité dans l’organisation de l’événement.

Par exemple, pour la réalisation de la tâche, il faut planifier le temps de recherche, de visite des lieux, mais aussi le temps pour solliciter l’avis du chef d’entreprise ou encore le délai administratif pour la signature des différents documents contractuels.

Étape 4 : Attribuer un référent pour chaque tâche

Pour que chaque acteur sache précisément quel est son rôle dans ce rétroplanning, il est essentiel de le matérialiser sur le tableau. De cette manière, chaque tâche est placée sous la responsabilité d’une personne physique, qui doit s’assurer de son bon déroulement, dans le temps prévu.

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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