Les critères de choix d’un prestataire de projet événementiel

Comment choisir le bon prestataire pour votre événement ?

Quels sont les critères à étudier ?

Comment choisirl le bon prestataire pour votre evenement

Quelle que soit la nature de l’événement d’entreprise à organiser, il y a un certain nombre de professionnels à solliciter. Attention, leur sélection est d’autant plus déterminante qu’elle conditionne le succès du rendez-vous. Le moindre faux pas peut anéantir tout l’effet recherché. Heureusement, il existe des critères pour vous aider à évaluer chaque prestataire correctement.

Les différents types de prestataires à solliciter pour votre projet événementiel

Conférence, séminaire, soirée de gala, lancement de produits… chaque projet événementiel d’entreprise fait appel à des professionnels spécifiques, sollicités en fonction des besoins identifiés. Par exemple :

→ Un traiteur– que ce soit pour une pause gourmande, un repas, un apéro dînatoire ou un buffet ;

→ Un décorateur/fleuriste, pour mettre la ou les pièce(s) aux couleurs de l’événement ;

→ Un animateur – que ce soit un clown, un maître de conférences, un imitateur, un magicien, etc. ;

→ Un service d’accueil, pour recevoir les participants et les orienter, voire leur transmettre un badge et/ou un kit de bienvenue ;

Un événement peut également faire appel à un prestataire, pour assurer le transport des invités, faire sa publicité, traduire les interventions en plusieurs langues, prêter des équipements spécifiques, etc.

Les critères clés pour faire le bon choix

Chaque prestataire doit être minutieusement testé : un mauvais choix peut remettre en cause la réussite de votre projet événementiel tout entier. Pour guider votre sélection, voici les critères clés à bien étudier.

Sa réactivité

Toute sollicitation doit entraîner une réponse dans les 48 h – que ce soit pour une demande de devis ou un quelconque renseignement. À défaut de pouvoir apporter une réponse complète, le prestataire convoité doit initier une première prise de contact, afin d’obtenir davantage de précisions.

Sa réputation

Aujourd’hui, tout professionnel œuvrant dans le secteur de l’événementiel dispose d’un site Internet. Les plus actifs sur cet espace y accueillent également des témoignages et des avis certifiés, riches en informations. Parallèlement, n’hésitez pas à faire une recherche sur son nom, directement sur Google.

Ses références

Une fois sur le site Internet du prestataire, vérifiez également ses références, gage de son sérieux et son expérience. À défaut d’être présent sur la toile, n’hésitez pas à échanger avec lui, pour détecter tout malaise éventuel sur cette question.

Sa flexibilité

Un bon prestataire doit pouvoir faire preuve d’une certaine flexibilité sur son intervention : par exemple, se montrer compréhensif s’il y a un ou deux participants supplémentaires, satisfaire une demande de dernière minute, dans la mesure où elle est « raisonnable », etc.

Ses tarifs

Après avoir étudié le marché et demandé quelques devis, vous devriez pouvoir établir une fourchette de prix pour une intervention donnée. Prenez ensuite quelques minutes pour bien étudier le rapport qualité/prix.

Son experience

Au-delà du prix, n’hésitez pas à échanger avec votre prestataire sur son expérience : quel type d’événement a-t-il déjà organisé ? Pour quelle entreprise ? Combien de personnes fallait-il gérer ? etc. Une précaution d’autant plus importante à prendre, s’il s’agit d’un professionnel à qui vous confiez la gestion complète de l’organisation de l’événement (formule clé en main) !

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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