Comment organiser un événement d’entreprise en toute sécurité ?

Comment organiser un événement d’entreprise en respectant les gestes barrière ?

Chez Kinepolis, les recommandations de santé sont une priorité !

Covid-19 Kinepolis Luxembourg

Kinepolis se tient à la disposition des organisateurs pour les accompagner dans l’élaboration de leurs prochains événements d’entreprise (séminaire, assemblée, conférence…) dans le respect des règles sanitaires et de sécurité.

Quels sont les possibilités ?

Nous tenons compte de toutes les prescriptions de sécurité et des mesures telles que la distanciation sociale.

Actuellement, il est possible d’accueillir un maximum de 130 personnes dans notre plus grande salle de cinéma à Kinepolis Kirchberg et Belval.

La capacité réelle par salle variera en fonction de la configuration de votre événement. Vous devez dès lors faire appel à deux ou plusieurs salles ? Nous nous ferons un plaisir de vous trouver la solution idéale. Il est également possible d’organiser des livestreemings d’une salle à l’autre ou d’une salle à une plateforme sécurisée en ligne.

Pour la restauration pendant l’évènement, nous faisons appel à nos partenaires en restauration agréés. Ils travaillent en conformité avec le protocole sectoriel applicable à l’horeca.

Quels sont les gestes barrière à observer ?

L’application de gestes simples, mais fondamentaux :

  • Se laver les mains avec du savon et de l’eau ou une solution hydroalcoolique
  • Respecter la distanciation sociale
  • Tousser/éternuer en se couvrant la bouche avec le pli de son coude ou un mouchoir en papier
  • Éviter de toucher son visage (yeux, nez, bouche)

Un événement sécurisé en 4 étapes

L’organisation d’un événement pourra s’avérer nécessaire pour informer les salariés, les fournisseurs et les clients sur l’avenir, les objectifs et les nouvelles directives de votre société. La tenue de conférences et de séminaires peut également s’avérer pertinente pour rebattre les cartes à l’unisson. Chez Kinepolis, nous pouvons vous aider à réaliser vos événements dans le respect des consignes de sécurité

1. La préparation de l’événement d’entreprise

Pour le moment, la reprise est progressive. Les grands rassemblements doivent laisser la place à des événements d’entreprise d’envergure plus modeste. Une mesure essentielle pour rester conforme aux gestes barrière. Mais sur la base d’une cible plus affinée, vous pouvez aussi communiquer de manière encore plus pertinente pour votre public.

Kinepolis met à votre disposition ses salles aux capacités variables – et revues pour respecter la distanciation sociale requise. Par exemple, dans une salle de 459 places (salle 10 à Kinepolis Kirchberg) il sera pour le moment possible d’accueillir environ 140 personnes tout en respectant les règles en vigueur. Ainsi, un siège sur trois et une rangée sur 2 pourront être occupées, respectant ainsi les 2 mètres de distance requis. Ces mesures seront revues en fonction des règles de sécurité qui nous seront communiquées afin de vous garantir un environnement adapté.

2. L’accueil des convives

L’accueil des participants à un événement d’entreprise doit également observer les règles des gestes barrière : proposer du gel hydroalcoolique à l’entrée et offrir un masque de protection à chaque invité.

Chez Kinepolis, nous pouvons organiser nos espaces pour garantir un sens de circulation unique avec, au point d’entrée de nos cinémas, du gel hydroalcoolique et un masque. Ensuite, les convives sont guidés vers la salle de projection.

3. Le déroulement du rendez-vous

Dans le cadre d’un événement d’entreprise de type conférence ou séminaire, l’orateur reste seul sur la scène : la prévention n’entame en rien le déroulement classique de ce genre d’intervention. Si les intervenants sont plusieurs, ils porteront alors un masque.

Kinepolis met à disposition des intervenants tout l’équipement nécessaire pour le rendez-vous : micros, chaises, tables, support projeté sur écran géant, connexion Internet, etc. À plusieurs, nous multiplions simplement les accessoires pour éviter qu’ils ne transitent de l’un à l’autre.

4. La gestion des pauses

La convivialité attachée à tout événement d’entreprise ne doit pas disparaître, elle doit simplement être revue, réorganisée pour que les gestes barrière continent de s’appliquer à chaque instant. Au cocktail fourmillant, il faut préférer un repas assis ; aux petits fours servis sur un plateau, il faut préférer un buffet. Dans le même esprit, les pauses aux toilettes doivent être orchestrées différemment pour ne pas créer l’attente et le surnombre.

Chez Kinepolis, nous proposons aux dirigeants de prévoir des paniers repas (froid ou chaud), afin que les convives ne se servent pas eux-mêmes. Organisée sur la base d’un sens de circulation définie. Quant aux toilettes, là encore, l’idée est d’offrir une unique option de circulation : un employé Kinepolis se chargera de laver les poignées des portes à chaque passage et d’orchestrer les allées et venues sur cet espace.

Le respect des gestes barrière face à la covid-19 est la condition sine qua none pour qu’un événement d’entreprise puisse être organisé : en installant toutes ces mesures de contrôle et de prévention, Kinepolis souhaite offrir aux dirigeants des solutions pour une reprise plus sereine de leurs activités et échanges, tout en rassurant les participants. N’hésitez pas à contacter notre équipe pour travailler ensemble votre prochain projet.

Faites une visite virtuelle de nos complexes.

Afin de vous éviter de vous déplacer dans vos premières démarches de prospection de lieu pour votre prochain événement, nous avons la solution idéale : une visite virtuelle de nos salles de cinéma et de nos espaces de réception.
Kinepolis Kirchberg
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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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