Comment gérer les inscriptions à vos événements ?

Nos conseils pour optimiser le formulaire et votre organisation

Qu’ils soient à destination des salariés, des clients et/ou des fournisseurs, les événements d’entreprise s’articulent autour d’une donnée essentielle, qui conditionne la suite de l’organisation : le nombre de ses participants. Dès lors, l’efficacité du formulaire d’inscription est primordiale et la gestion de ses réponses, impérative. Conseils et astuces.

Réalisez un formulaire d’inscription efficace

À l’initiative des événements d’entreprise, tout bon formulaire doit impérativement satisfaire ces quelques critères :

• La personnalisation graphique. Reprenez discrètement les couleurs de l’entreprise, sur des titres, des boutons, des traits, tout en privilégiant un fond blanc pour conserver la lisibilité du document.
• La personnalisation du discours. Adressez-vous – de façon pertinente – aux participants conviés ! Adoptez un ton approprié pour un journaliste, un client, un salarié et/ou un cadre.
• Le nombre de places restantes. Motivez-les à s’inscrire rapidement en témoignant de l’engouement déjà suscité.
• Un remplissage rapide. Préférez des questions fermées et des listes déroulantes, limitez le nombre de champs à remplir et leur caractère obligatoire, puis regroupez les questions par catégorie (informations personnelles, temps fort 1…).

Plus généralement, la règle d’or à respecter est la rapidité à remplir et envoyer le formulaire. Idéalement, il devra être envoyé par mail, avec certains champs pré-remplis (nom, prénom, email…) qui apparaissent au fur et à mesure en fonction des réponses données précédemment. Après l’envoi, assurez-vous que l’invité reçoive bien un email de confirmation d’inscription.

Aidez-vous avec de bonnes applis pour événements

Au-delà de l’envoi du formulaire, la gestion des retours peut également être portée par des applications mobiles, tout en profitant d’autres fonctionnalités :

• Eventdex pour gérer les participations aux petits comme aux grands événements
• WebMOBI pour attirer des participants, avec notamment des campagnes de promotion et un système de pré-inscriptions.
• Whova pour privilégier une approche personnalisée, en fonction de la nature du rendez-vous (événements/conférence, exposition/foire-expo)

Naturellement, il existe de nombreuses applications aux fonctionnalités conçues pour soutenir l’organisation de ces rendez-vous professionnels sur un segment (inscriptions) ou sur la totalité (avant, pendant et après).

Optez pour une gestion tout-en-un

Pour une gestion encore plus complète de votre événement, dirigez-vous vers des outils proposant des formules tout-en-un, sans pour autant devoir avoir recours à une agence événementielle. Vous pourrez ainsi gérer votre événement de A à Z que ce soit pour la billetterie en ligne, les formulaires d’inscription, la promotion de l’événement, et parfois même jusqu’à la facturation, pour une gestion complète et personnalisée.

Parmi ces outils, on peut citer XING EVENTS, CONVENTION SOLUTIONS ou encore Event Catalyst.

Libéré(e) de toutes ces contraintes organisationnelles, vous pouvez vous concentrer sur votre activité, et le jour J, sur vos invités !

N’hésitez pas à contacter l’équipe Kinepolis pour échanger sur vos projets !