Comment bien organiser votre événement professionnel ? 

Tout événement doit permettre de valoriser votre société, d’accroître sa notoriété et d’entretenir son image de marque.

Or, la clé de sa réussite dépend directement de votre capacité à observer une organisation minutieuse et précise. Forte de son expérience dans le monde événementiel, l’équipe de Kinepolis Business vous révèle comment organiser un événement professionnel inoubliable.

Les 10 étapes incontournables pour organiser un événement professionnel

La tenue d’un événement professionnel suppose de réunir une équipe de collaborateurs et de partenaires, pour gérer l’ensemble des détails et assurer son bon déroulement.

Pour savoir comment organiser un événement professionnel, il s’agit déjà de suivre scrupuleusement ces différentes étapes :

• Définir son objectif: lancement de produit, séminaire, team-building…
• Fixer sa date: elle peut être dictée par plusieurs impératifs, tels que, la disponibilité de la salle, celle des intervenants ou de la majorité des participants
• Déterminer le lieu de l’événement 
• Dresser la liste des participants
• Réaliser un budget prévisionnel (location de salle, repas, matériel, honoraires des intervenants, frais de déplacement…)
• Identifier et trouver les prestataires et partenaires (service d’hôtellerie, personnel d’accueil, traiteurs, animateurs, transports, équipes techniques…)
• Analyser les besoins logistiques (matériel technique, fourniture de papeterie, matériel d’identification et de promotion, cadeaux…)
• Assurer une communication forte (le contenu de l’événement et sa promotion)
• Former et mobiliser son équipe, le jour J (lister les responsabilités de chacun, permettre une communication aisée entre eux…)
• Accueillir et animer l’événement

Nos 3 conseils pour bien organiser votre événement professionnel. 

Désormais, vous savez quelles sont les étapes pour organiser un événement professionnel.

Mais pour garantir son succès, voici 3 conseils tirés de notre expérience :

• Anticipez et planifiez les différents points, selon votre propre calendrier:  l’urgence est source d’erreurs et nourrit un stress ambiant, rarement productif.
• Préparez-vous à l’imprévu: si vous suivez minutieusement les étapes ci-dessus, vous ne faites que réduire la part des impondérables, sans totalement les éradiquer.
• Avec votre équipe, soyez ponctuel(le) : n’ajoutez pas du stress au stress.

Après l’événement, n’oubliez pas de débriefer votre équipe, pour dresser un bilan et récolter les retours des participants.

L’ensemble de ces témoignages servira à optimiser le prochain rendez-vous, en gommant les erreurs ou maladresses !

Au-delà de ces 10 conseils, n’hésitez pas à solliciter l’équipe Kinepolis Business, tant pour l’accueil de votre événement, que pour sa gestion.

Vous optimiserez le résultat, en éliminant le stress !