Les 8 critères pour bien choisir le lieu de son événement business

Les 8 critères pour bien choisir le lieu de son événement business

Où organiser son événement business ?

Assez logiquement, le budget alloué à un événement business est un critère essentiel pour la sélection du lieu. Mais au-delà de l’aspect financier, il existe 8 autres critères à considérer pour bien choisir son établissement.

Le contexte économique de l’entreprise

La santé d’une entreprise peut influencer le choix du lieu de votre événement business. Par exemple, lorsque le contexte économique n’est pas favorable, l’organisation d’une manifestation dispendieuse peut susciter des tensions – que ce soit au niveau du personnel, des finances de l’entreprise ou encore de son image auprès du grand public (d’autant plus, si les difficultés sont connues).

Le type d’événement

Séminaire, conférence, manifestation publique, sortie team building… il convient de choisir le lieu adapté au type d’événement business organisé. Par exemple, une conférence implique une sonorisation parfaite ; une projection privée, une régie technique ; une action publique, des autorisations, etc.

L’objectif

Quelle est la raison d’être de cet événement business ? Son objectif ? Son message ? Le lieu retenu doit pouvoir refléter les intentions des organisateurs. Par exemple, une action de séduction auprès des actionnaires requiert un établissement de prestige pour attiser la curiosité et l’intérêt. Ainsi, avant même de s’y rendre, la manifestation fera parler d’elle !

L’accessibilité du lieu

Si le choix d’un lieu atypique est essentiel pour marquer les esprits, son accessibilité l’est tout autant : un endroit bien desservi par les transports (voiture, avion, train) et idéalement, central pour la majorité des invités, afin de limiter la fatigue inhérente au voyage.

Le nombre de participants

Le nombre de participants de votre événement business influence également le nombre de lieux disponibles. En effet, une manifestation de 50 personnes bénéficiera d’un panel d’options plus large qu’une autre regroupant 500 personnes. Sans compter que l’organisation d’un grand rendez-vous impose le respect de certaines normes de sécurité sur place.

La durée de l’événement business

Si votre événement business se déroule sur plusieurs jours, le lieu doit pouvoir offrir des solutions d’hébergement satisfaisantes, que ce soit dans son enceinte ou à proximité.

Les équipements fournis

La manifestation est organisée dans un but précis : le lieu retenu doit pouvoir accueillir les équipements nécessaires à son bon déroulement. A-t-il suffisamment de chaises, de tables ? Dispose-t-il d’une sonorisation ? D’un écran ? À défaut, est-il aisé de faire venir le matériel requis ?

La supervision logistique

N’ayant pas forcément en interne les ressources requises, est-ce que le lieu peut superviser les aspects logistiques de votre événement business ? Par exemple, dans le cadre d’une conférence, la gestion des micros, des écrans de projection, voire la captation vidéo de l’intervention ? À défaut, peut-il fournir l’adresse et le coût d’un professionnel habilité à ces tâches ?

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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