6 erreurs à éviter dans le choix de votre espace de réception

6 erreurs à éviter dans le choix de votre espace de réception

L’organisation d’un événement d’entreprise passe traditionnellement par la location d’un espace de réception.

reception kinepolis

Une recherche souvent fastidieuse qu’il ne faut pas précipiter dans la mesure où elle conditionne la réussite ou l’échec de la soirée. Voici déjà 6 pièges à éviter absolument !

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Retenir un lieu sans l’avoir vu

Si les sites Internet peuvent donner une première idée (parfois fidèle) de l’espace de réception, il est vraiment indispensable de s’y rendre physiquement pour éviter les mauvaises surprises. Chaque bailleur mettant évidemment les plus belles photos de leurs salles. Sur place, un œil averti peut alors se poser sur certains défauts, ou simplement se projeter davantage sur les attentes du lieu, en fonction de l’événement prévu.

Oublier l’objectif de l’événement d’entreprise

L’espace de réception doit également être adapté à la nature de la soirée organisée : par exemple, la recherche d’une salle pour une soirée de gala ne met pas en avant les mêmes exigences que celle pour une conférence. Par ailleurs, si l’atypisme d’un lieu est souvent l’une des clés du succès du rendez-vous, cet aspect ne doit surtout pas occulter son accessibilité.

Réserver un espace de réception mal dimensionné

La taille de la salle est également une préoccupation importante : trop petite, elle créera un certain inconfort chez les participants ; trop grande, elle donnera l’impression que le rendez-vous est raté.

Concrètement, au moment de la location, soit le nombre d’invités est connu et il suffit de demander si la capacité de l’espace est adaptée (en prenant garde au format debout ou assis) ; soit le nombre n’est pas connu et il faudra demander au bailleur si sa salle peut être modulable, à la hausse comme à la baisse, et sur quelle amplitude.

Ne pas se renseigner sur l’activité des salles annexes

Dans le cadre d’une infrastructure accueillant plusieurs salles en location, il est vivement recommandé de demander quelle est la nature des événements prévus pendant le vôtre : par exemple, la cohabitation sur un même lieu d’un mariage et d’un séminaire n’est pas forcément la meilleure équation. À défaut, peut-être est-il possible de cloisonner les différents rendez-vous… même si un risque de perturbation demeure.

Ne pas se préoccuper des détails

Connaissez-vous l’expression « Le diable est dans les détails » ? Il s’agit d’un principe clé dans l’événementiel ! Concrètement, cela signifie qu’au-delà de l’espace de réception lui-même, il convient de se pencher sur les services annexes, proposés.

Ne pas tester les prestations « traiteur »

Si le bailleur propose des prestations de type « traiteur », il est vivement conseillé de les tester, avant de les prévoir au programme ! Comme le souligne joliment un auteur italien du nom d’Alberto Toscano, « au premier rendez-vous [..] il s’agit de séduire l’estomac, pour caresser le cœur ». Autrement dit, une délicieuse assiette mettra vos convives dans de bonnes dispositions, à la fois physiques et psychologiques.

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Par Amandine Schosseler

Kinepolis est un acteur de premier plan en Europe et possède des cinémas au Luxembourg en Belgique, France, Espagne, Suisse, Pologne et tout dernièrement au Canada. Outre son activité cinématographique, Kinepolis est également actif dans le domaine de la publicité et de l’événementiel.

Amandine accompagne les professionnels depuis juin 2013 avec comme objectif de leur fournir un suivi personnalisé à travers les solutions proposées par Kinepolis : salles de conférence, salles de séminaire, projection privée avec ou sans réception, publicité, sponsoring, …

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