5 conseils clés pour l’organisation d’un événement d’entreprise

Événement d’entreprise et Covid-19 : 5 conseils pour son organisation

De tout temps, la tenue d’un événement d’entreprise est absolument essentielle – que ce soit à destination des clients pour maintenir le lien ou à destination des employés pour les remercier ou créer une vraie cohésion d’équipes. Mais en cette rentrée 2020, un peu particulière compte-tenu de la Covid-19, son organisation doit être motivée afin d’offrir un rendez-vous efficace et pertinent, mais aussi, serein et apaisé. 5 conseils.

Conseil 1 : Organisez-le à l’avance avec Kinepolis

Aucun bon événement d’entreprise ne s’entreprend dans l’urgence : la qualité du rendez-vous est irrémédiablement liée à sa préparation. L’idéal étant de choisir la location d’une salle pour convenir d’une date et de recourir à un rétro-planning pour orchestrer toutes les étapes jusqu’au jour J. Avec Kinepolis, inutile de connaître précisément le nombre d’invités à l’avance : dotés de plusieurs espaces aux capacités variées, ses cinémas peuvent répondre à toutes les sollicitations.

Conseil 2 : Ne le faites jamais seul(e)

Après avoir défini les objectifs, il s’agit de mettre en place une équipe au sein de l’entreprise pour piloter la construction du contenu et s’assurer de sa pertinence. En période de Covid-19, toute action événementielle doit impérativement avoir un sens pour être suivie. Quant à l’équipe Kinepolis, elle reste à disposition pour la gestion technique et purement organisationnelle (accueil des participants, traiteur, respect des consignes sanitaires, etc.).

Conseil 3 : Ayez un budget clair

L’organisation d’un événement d’entreprise génère des coûts (location de salle, serveurs, hôtesse d’accueil, nourriture, etc.) : la société doit en mesurer les potentielles retombées pour déterminer le budget adéquat. Une fois clairement établi, il ne reste plus qu’à le respecter !

Conseil 4 : Anticipez les petits imprévus

Comme tout acteur du monde de l’événementiel peut le confirmer, chaque rendez-vous est systématiquement parsemé de petits imprévus : difficulté de circulation entraînant le retard des intervenants, voire leur annulation, ordinateur refusant de fonctionner, défaillance du micro et de l’éclairage, etc. Là encore, la préparation est la clé pour que les participants ne remarquent pas ces petits « couacs » incontournables : un intervenant « bonus », un programme alternatif, ou encore, une salle partie prenante de l’événement d’entreprise. À l’image des services de Kinepolis qui peut ainsi prendre à sa charge tous les aspects techniques…

Conseil 5 : Communiquez – notamment sur la Covid-19

En temps normal, la communication autour d’un rendez-vous professionnel est fondamentale pour garantir un certain taux de participation (invitations, affiches, courrier, mail, réseaux sociaux…). Aujourd’hui, elle doit être renforcée – notamment au niveau du respect des règles sanitaires liées à la Covid-19 : les participants doivent pouvoir se sentir libres d’y aller sans crainte. Concrètement, il s’agit de communiquer sur les mesures prises (distanciation sociale, gel hydroalcoolique à disposition, sens de circulation dans les parties communes, gestion des masques, etc.), surtout si elles vont au-delà des recommandations du Luxembourg.

N’hésitez pas à vous rapprocher de l’équipe Kinepolis pour l’organisation de votre prochain événement d’entreprise : au-delà de son expérience, elle peut aussi vous apporter de nombreuses réponses et solutions !